Jak na hladký přechod systémů na revidované ISO 9001 a ISO 14001

Zásadní revize nejpoužívanějších standardů managementu kvality ISO 9001:2015 a ISO 14001:2015 byly publikovány v září 2015. Přechodné období 3 let vyprší již  14. září 2018 a všechny společnosti certifikované podle těchto standardů řeší jak co nejsnadněji převést své systémy managementu no nové revize.

Změny jsou zásadní a tak je nutné se převodem systému zabývat co nejdříve. Mnoho kapitol a článků, obsažených v příloze SL, je už uživatelům  ISO 9001:2008 známo. Je tady ale i celá řada nových či zdůrazněných požadavků, které je možné rozpoznat už z názvů kapitol a článků. Čas běží a po 4.9.2018 všechny certifikáty podle dřívější revize 9001, 14001 ztratí platnost. Stručný přehled nejvýznamnějších změn, které je nutno zohlednit při přípravě systémů na nové revize:

Kontext organizace

Vyžaduje určení externích a interních faktorů, které jsou pro organizaci důležité. Ovlivňují její schopnost dosáhnout zamýšlených cílů, výsledků systémů managementu. Je možné využít nástrojů jako je SWOT analýza, PESTLE, mapa zainteresovaných stran a podobně. Nastavení systému a jeho kontext by měl prezentovat vrcholový manažer organizace. Kontext organizace významně ovlivní návrh a nastavení systému managementu a jeho propojení se strategií a strukturou uvnitř organizace.

Vůdcovství (leadership)

Vrcholový management musí demonstrovat vůdcovství a závazek související se systémy managementu a musí „zajistit“…LRQA věří , že použití vazby zajistit indikuje zvyšující se osobní odpovědnost vrcholového vedení a vedení organizace. Politika a cíle se musí propojit se strategickým záměrem organizace a systémy managementu musí být integrovány i do business procesů organizace. 

Rizika: je nutno se zamyslet a vybrat jakou metodu pro identifikaci a řízení rizik, kterou v rámci společnosti budete aplikovat. Podle výkladů z organizace ISO je nutné rizika (myšlení založené na rizicích) zavést do všech procesů a činností ve společnosti. Toto jistě zabere nejvíce času. 

Organizace musí zvažovat rizika, aby zajistila plnění politiky a dosažení cílů. Pro významná rizika musí být určena ovládací opatření pro jejich řízení. Management rizik je rozšířením stávajících požadavků na plánování. Posiluje funkci systémů managementu dosahovat požadované výsledky jak v současnosti tak i v budoucnosti a omezit výskyt problémů. To je i důvodem proč nejsou ve standardech preventivní opatření. 

Změny

Organizace musí řídit změny využitím systému managementu a zajistit jeho funkčnost i když se organizace mění. Toto je uznáním řídící a kontrolní role systémů managementu.

Výkonnost

Požadavky související s výkonností organizace jsou rozsáhlejší a zahrnují i přípravu analýzy a hodnocení výkonnosti jako jednoho z důležitých vstupů do přezkoumání vedení. Výkonnost systémů managementu a organizace je propojena s kvalitou dodávaných produktů, služeb.

Sedm kroků pro váš hladký přechod na revidované ISO 9001 a ISO 14001

1. Vyberte

Vyberte si dodavatele certifikačních a vzdělávacích služeb, který je aktivně zapojen do vývoje obou standardů, vidíte z jeho činnosti, webových stránek, že se revizím věnuje A ROZUMÍ JIM. Jejich pohled a odbornost pomohou vaší organizaci k úspěšnému a hladkému přechodu.

2. Vzdělávejte

Proškolte vaše pracovníky, tým interních auditorů a všechny ostatní, kteří jsou zodpovědní za vývoj, zavedení a udržování systémů managementu. Interní audity musí proběhnout podle nových revizí a auditování založené na rizicích je zásadní změna koncepce stylu vedení a provádění auditu. 

3. Zapojte

Zahrňte vyšší a vrcholové vedení do vzdělávání, týkající se revizí, což jim pomůže plně pochopit jak tyto změny ovlivní jejich odpovědnosti a jakou hodnotu jim mohou revize pro systém přinést.

4. Naučte se

Zakupte si standardy, jakmile budou k dispozici, aby vaši pracovníci mohli s těmito dokumenty pracovat. 

5. Plánujte

Zajistěte si nezávislého posuzovatele (externího nebo interního), který provede analýzu rozdílů (GAP analýzu) mezi vaším systémem a požadavky standardů. Zjistíte co je potřeba udělat.

6. Přejděte na nový standard

Vypracujete plán převodu systému, který budete konzultovat se svou certifikační společností. Převod je možný jak při dozorovém tak i recertifikačním auditu (je nutné přidat čas na posouzení nových oblastí) nebo při speciální návštěvě zaměřené na převod systému.

7. Komunikujte

Vaše zainteresované strany, stejně tak jako noví a potenciální zákazníci jistě ocení vás závazek k efektivnímu udržitelnému fungování vaší společnosti, což vám přechod na nové revize pomůže zajistit.

Termín do kdy jsou platné stávající certifikáty 9001, 14001- tedy září 2018 se již blíží. Převedení systému zabere nějaký čas a tak je vhodné na něm začít pracovat co nejdříve.