DIS 9001/14001:2014 – o krok vpred k novým štandardom

Po prvý krát  ISO organizácia dáva možnosť širokému spektru používateľov nazrieť do procesu revízie najpoužívanejších štandardov  ISO 9001 a ISO 14001 prostredníctvom publikovania  štandardu v jednotlivých fázach tohto procesu. Obidva uvedené štandardy prešli po úspešnom pripomienkovaní do fázy prípravy na vydanie finálneho návrhu medzinárodného štandardu (FDIS). Aktuálne publikované návrhy obidvoch zmieňovaných štandardov (DIS) však už môžu byť dobrou štartovacou pozíciou pre plánovanie prechodu na ich nové verzie, ktoré majú byť publikované  podľa aktuálnych predpovedí na jeseň 2015. Cieľom tohto príspevku nie je obsiahle informovať o všetkých zmenách v týchto štandardoch, snahou je upriamiť pozornosť na vybrané kľúčové oblasti.

Čo sa aktuálne deje?

Technická komisia zodpovedná za revíziu ISO 9001 zhromaždila viac ako 3000 komentárov, ktoré boli predmetom novembrového rokovania v írskom meste Galway. Z rokovania vyplynulo, že v požiadavkách obsiahnutých v DIS sa nepredpokladajú zásadné zmeny, avšak  môže dôjsť k drobným úpravám. Komisia rovnako pracuje na skrátení celého dokumentu. Z februárového rokovania vo Vilniuse, kde sa komisia zaoberala finálnym návrhom štandardu vyplynulo (FDIS), že tento by mal byť publikovaný na pripomienkovanie v júli 2015.

Technická komisia zodpovedná za revíziu ISO 14001 sa stretla na mítingu 7. februára 2015 v Tokiu, kde sa zaoberala takmer 1400 komentármi, ktoré dostala. V priebehu rokovania úspešne preskúmala polovicu z pripomienok, ktoré boli predložené k návrhu medzinárodnej normy (DIS). Okrem toho sa komisia venovala  aj definíciám v norme a vo vzťahu ku kapitole 4 - Kontext organizácie a kapitole 6 - Plánovanie. Následne boli vykonané zmeny, ktoré takisto zohľadňujú pripomienky, ktoré boli predložené. Zostávajúce komentáre budú preskúmané na najbližšom zasadnutí výboru, ktoré sa bude konať v apríli vo Veľkej Británii. ISO organizácia očakáva vydanie finálneho návrhu normy (FDIS) v apríli 2015, čo znamená posun oproti pôvodne plánovanému marcu 2015. Ani v prípade tohto štandardu sa neočakávajú významné zmeny voči aktuálnemu zneniu. Aj vydanie normy ISO 14001:2015 sa v porovnaní s pôvodne plánovaným publikovaním v septembri 2015 posúva a teraz sa očakáva v októbri až novembri 2015, avšak tento termín sa môže rovnako zmeniť. 

Čo sa mení?

V princípe možno rozdeliť zmeny do dvoch oblastí. Prvou  sú tie, ktoré boli vyvolané implementáciou Annexu SL do všetkých  štandardov manažérstva (MSS) a druhou tie, ktoré sú súčasťou procesu revízie ISO 9001 a ISO 14001.

Spoločná štruktúra a terminológia

Už spomínaná ISO direktíva Annex SL (príloha SL)  prináša so sebou „High level structure“, teda akúsi  „základnú osnovu“  pre ISO 9001 a ISO 14001 ako aj pre ďalšie štandardy systémov manažérstva spolu so spoločnou terminológiou.  DIS verzie obsahujú množstvo definícii, ktoré majú pomôcť čitateľovi porozumieť jednotlivým používaným pojmom. Z textu cítiť snahu tvorcov o zjednodušenie formulácií, tak aby ich obsah bol zrejmý pre každého užívateľa. Ďalšou praktickou výhodou rovnakej osnovy a identického základného textu by mala byť jednoduchšia integrácia týchto systémov, ktoré sú v mnohých organizáciách implementované spoločne.         

Rámec (Kontext) organizácie

Kapitola Rámec organizácie (Context of the organization) je nová, a jej požiadavky na organizáciu na určenie vplyvov a požiadaviek, ktoré môžu ovplyvniť schopnosť systému manažérstva dosahovať zamýšľané výstupy a výsledky. Hovoríme o vplyvoch externého charakteru, ktoré môžu plynúť z rôznych aspektov (napr. technologických, trhových, kultúrnych atď). Na druhej strane sú vplyvy interné a tieto možno hľadať vo vnútri organizácie (napr. jej hodnoty, firemná kultúra, výkonnosť atď.). Do popredia zároveň vstupujú aj potreby a požiadavky relevantných zainteresovaných strán. V prípade všetkých uvedených vplyvov, požiadaviek či potrieb nesmieme zabúdať na ich pravidelné preskúmavanie a aktualizáciu.    

Myslenie založené na rizikách

Začlenenie Prílohy SL posilňuje prístup k mysleniu a konaniu na základe rizík. Organizácie budú musieť určovať riziká (hrozby) a príležitosti, ktorými je potrebné sa zaoberať (riadiť ich), tak aby sa uistili, že systém manažérstva dosahuje zamýšľané ciele. Riziko je z pohľadu tvorcov chápané ako čosi, čo môže priniesť nielen negatívny, ale i pozitívny efekt.  Systematický  prístup k rizikám  v každej z kapitol nových štandardov vytvára ako celok silný nástroj prevencie v oveľa širšom zábere ako požiadavky aktuálnych znení v kapitole Preventívne opatrenia.  Je potrebné povedať, že viaceré organizácie už majú implementovaný tento prístup k rizikám v niektorých oblastiach svojich činností, ktoré môžu byť ale nutne nemusia  spojené so systémom  manažérstva. Organizácia bude musieť  nepochybne preukázať ako sú požiadavky v tejto oblasti napĺňané, samozrejme v rozsahu a v prístupe, ktorý bude ovplyvnený spomínaným rámcom. 

Dokumentované informácie

V tejto oblasti je badať evidentnú snahu ISO organizácie o čoraz menší dôraz na  dokumentované postupy. Pojem dokumentovaná informácia nahrádza aktuálne používané pojmy dokumentovaný postup a záznam. V praxi to znamená udržiavanie dokumentovanej informácie (v rôznych formách). Forma tejto informácie a spôsob jej archivácie nie je štandardom predpísaná, čo poskytne organizáciám  väčší stupeň voľnosti pri napĺňaní tejto požiadavky. 

Riadenie externe poskytovaných tovarov a služieb a hľadisko životného cyklu

Požiadavky tejto kapitoly sú aplikovateľné nielen na produkty, ale aj na služby súvisiace s koncovým “produktom” organizácie. Aj keď to nie je nová požiadavka, objavovali sa isté nejasnosti v niektorých kategóriách externe zaisťovaných produktov a služieb v rôznych spôsoboch prevedenia. Teraz je jasné, že bez ohľadu na  spôsob prevedenia, organizácia musí zohľadniť riziká a určiť spôsob a rozsah potrebných kontrol nad týmito aktivitami. Hľadisko životného cyklu v ISO/DIS 14001:2014 posilňuje holistický prístup. Bude si to vyžadovať, aby sa organizácie pozerali na svoje produkty a služby komplexne, berúc do úvahy celý ich „život“ – od návrhu, cez nákup surovín, samotnú výrobu, dodávku k zákazníkovi až po samotnú likvidáciu.    

Vodcovstvo 

V tejto oblasti došlo k posilneniu role top manažmentu v tvorbe a podpore efektívneho systému manažérstva. Je definovaných viac oblastí, kde musí top manažment preukázať svoju angažovanosť a záväzky ako napríklad: 

  • Zabezpečenie integrácie požiadaviek systému do “business” procesov
  • Podpora povedomia o procesnom prístupe
  • Zaistenie potrebných zdrojov pre systém manažérstva 
  • Prevzatie zodpovednosti za efektívnosť systému manažérstva
  • Zabezpečenie, že systém manažérstva dosahuje zamýšľané výsledky
  • Podpora relevantných manažérskych postov s cieľom preukázať ich vodcovstvo

Treba podotknúť, že pre organizácie, kde členovia top manažmentu hrajú aktívnu úlohu v riadení systému manažérstva a jeho zlepšovaní, budú tieto zmeny znamenať len formalizáciu toho, čo sa už deje práve teraz. Avšak pre organizácie, kde je táto úloha úplne prenesená na predstaviteľov vedenia, budú dôsledky týchto zmien podstatne výraznejšie. 

Analýza a vyhodnocovanie 

Text DIS bol v tejto kapitole rozšírený za účelom  objasnenia očakávaní. Analýza a vyhodnocovanie príslušných údajov týkajúcich sa zhody produktov a služieb, zákazníckej spokojnosti, zhody systému manažérstva, výkonnosti procesov, výkonnosti externých poskytovateľov a tak ďalej, to sú všetko oblasti, kde organizácia musí preskúmať aktuálny prístup za účelom prípadných zmien. Výstup z analýzy a vyhodnotenia sa stáva vstupom do procesu preskúmania vedením ako kľúčového manažérskeho nástroja vrcholového manažmentu. 

Ako ďalej?

Medzinárodné akreditačné fórum (IAF), ktoré dohliada na proces certifikácie ISO 9001 publikovalo návrh príručky Plánovanie prechodu na ISO 9001:2015 v spolupráci s tímom ISO/TC 176/SC/WG23. Tento informatívny dokument je odozvou na početné žiadosti zainteresovaných strán. Čo návrh okrem iného obsahuje?

  • Trojročné  prechodné obdobie – platnosť aktuálnych certifikátov systémov manažérstva  kvality do 09/2018 (podľa vydania medzinárodnej normy ISO 9001:2015).
  • Nové certifikácie systémov manažérstva kvality podľa aktuálnej revízie sú možné iba do 03/2017.  
  • Prechod z revízie 2008 na 2015 je možný pri recertifikácii, špeciálnom audite alebo dozorovom audite. Pri prechode počas dozorového auditu alebo recertifikácie sa očakáva predĺženie auditu.

Do akej miery sa uvedené zmeny dotknú všetkých tých, ktorí majú uvedený systém implementovaný bude závisieť od mnohých faktorov. Uvádzame štyri základné kroky, ktoré by mala organizácia podľa nášho názoru zvážiť: 

  1. Začať s DIS verziou a zamerať sa na oblasti, ktoré sú úplne nové alebo boli revidované. To sú práve oblasti, ktoré budú súčasťou plánu prechodu. Je rovnako veľmi dôležité, aby manažéri kvality a interní audítori porozumeli, aké rozdiely prináša Annex SL do všetkých štandardov manažérstva v danej organizácii

  2. Uistiť sa, že Vaša certifikačná organizácia nielen rozumie DIS, ale oveľa dôležitejšie, čo DIS znamená pre Váš systém a pre Vašu organizáciu

  3. Zapojiť Vašu certifikačnú organizáciu do procesov rozdielových analýz a školení, ktoré môžu byť prospešné pre celú organizáciu.

  4. Začať formalizovať plán prechodu a tento proces a zabezpečiť, že top manažment je v tomto procese zapojený od začiatku.