Analýza návrhu mezinárodní normy ISO/DIS 14001:2014 z pohledu LRQA

Vydání návrhu mezinárodní normy pro environmentální systém managementu ISO/DIS 14001:2014 znamená, že všichni současní a budoucí uživatelé této normy mají poprvé přístup k navrhovaným změnám této normy. Na základě přezkoumání těchto změn by organizace měly zahájit plánování svého přechodu k této nové normě do doby, než bude vydána (dle současných předpokladů by to mělo být v září 2015). 

Návrh (DIS) obsahuje jak nové, tak již známé prvky (EMS), které se mění. Záměrem vydání tohoto dokumentu je poskytnout zainteresovaným stranám možnost nahlédnout jaké možné dopady mohou v organizacích v souvislosti se změnami nastat. 

CO JE NOVÉHO?

Prvky, které jsou nové v ISO/DIS 14001:2014 mohou být rozděleny na dva typy: 

  1. ty, které byly do normy vloženy jako součást závazného vnitřního uspořádání dle Annex SL, které je určené všem normám systémů managementu a 
  2. ty, které jsou výslovně spojeny s revizí ISO 14001.

SPOLEČNÉ NÁZVOSLOVÍ A USPOŘÁDÁNÍ

Jak jsme očekávali, a LRQA již dříve zdůrazňovala, ISO/DIS 14001:2014 obsahuje závazné vyšší uspořádání a společné názvosloví z ISO Directive Annex SL. Začlenění Annex SL znamená, že nové uspořádání ISO 14001 a všech dalších norem systémů managementu bude uplatněno tak, jak budou v budoucnosti revidovány.

Tato verze návrhu obsahuje mnoho definic, které slouží čtenářům (DIS) ke zlepšení porozumění všem používaným pojmům. Porozumění pojmům je nutné pro plné pochopení požadavků nové normy a správné zacházení s nimi. V budoucnosti může být rozhodnuto o tom, které definic zůstanou v ISO 14001, a které budou zařazeny do ISO 14004.

Jedním z pojmů, který je často používán v celé ISO/DIS 14001:2014 je “určit” - ‘Determine’. Determination – určení je definováno v ISO/DIS 14001:2014 jako: “Činnost k nalezení jedné nebo více vlastností a jejich vlastních (typických) hodnot”.

V souvislosti s vlastním systémem managementu, organizace budou muset vzít v úvahu, jak mohou poskytnout důkaz o tom, že tyto činnosti v rámci procesu určení proběhly a výsledky tohoto procesu existují.

I když uspořádání a názvosloví bylo změněno, není nikde požadováno, aby organizace používaly tyto pojmy nebo jejich řazení (číslování) nebo upořádání uvnitř vlastních systémů managementu.

RÁMEC ORGANIZACE - SOUVISLOSTI [Článek 4]

Rámec organizace je nový prvek a je zaměřen na to, jak organizace chrání životní prostředí, včetně odpovědnosti organizací za  demonstrování svého porozumění jejich celkovému environmentálnímu dopadu. V tomto článku je také požadováno po organizaci, aby určila interní a externí problémy a požadavky, které mohou mít dopad na plánování systému environmentálního managementu. Rámec organizace – souvislosti se stávají důležitými pro další úvahy, a pomáhají k zajištění, aby systém managementu byl navržen a vhodně přizpůsoben organizaci. Toto pomáhá získat správné zaměření, přístup a vyváženost různých prvků systémů managementu spíše než stejný všeobecný přístup uplatňovaný napříč všemi organizacemi. Na podporu a součástí požadavků na Rámce organizace je nutné věnovat patřičnou pozornost pohledům zainteresovaných stran [Clause 4.2].

PŘÍSTUP ZALOŽENÝ NA RIZICÍCH [Články 6 a 10]

Začlenění Annexu SL do ISO/DIS 14001:2014 nyní prosazuje přístup k myšlení a jednání založený na rizicích. Požadavky spojené s přístupem založeném na rizicích ovlivní environmentální plánování a přispěje k začlenění do plánování toho, co dříve bylo nazýváno preventivními opatřeními. Organizace budou nyní nuceny určit rizika a příležitosti, které bude potřeba řešit tak, aby došlo k ujištění, že zamýšlených výsledků EMS může dosáhnout.

Může se zdát, že se jedná o novou oblast ISO 14001, ať tak či onak mnoho organizací již má myšlení a plánování založeno na rizicích v mnoha svých částech, která již byly součástí EMS v minulosti. Větší zaměření na rizika bude znamenat, že organizace budou nuceny demonstrovat, jak se s tímto požadavkem vyrovnaly. Rozsah a forma tohoto přístupu uplatňovaného v organizacích bude ovlivňovat jejích Rámec. 

ROZSAH A POUŽITÍ [Články 4.3 a 1]

Způsob zahrnutí či vyloučení požadavků ISO/DIS 14001:2014 je odlišný od předchozích verzí norem. Nyní organizace určí rozsah system management (obdobně jako u jiných norem system management) a udržuje tento Rozsah jako dokumentovanou informaci. Rozsah nyní uvádí “ environmentální odpovědnosti … které přispívají k environmentálnímu pilíři udržitelnosti”.

DOKUMENTOVANÉ INFORMACE [Článek 7]

Pojmy “dokumentované postupy” a “záznamy” byly nahrazeny “dokumentovanými informacemi”. V praxi to znamená, že “dokumentované postupy” jsou nahrazeny požadavkem na udržování dokumentovaných informací a “záznamy” jsou nahrazeny požadavkem na uchovávání dokumentovaných informací. Povaha a typ dokumentovaných informací, které organizace potřebuje udržovat nebo uchovávat jsou závislé na rámci organizace a jejím provozním prostředí a potřebách. Způsob dokumentování informací, který je definován v ISO/DIS 14001:2014 poskytuje větší prostor organizaci k určení co je přiměřené její  potřebám a okolnostem, spíše než používání vzorů a jinde používaných typů dokumentů.  

HLEDISKO ŽIVOTNÍHO CYKLU A ŘÍZENÍ NÁKUPU SLUŽEB MIMO PODNIK (Outsourcing) [Článek 8]

ISO/DIS 14001:2014 uvádí názvosloví životního cyklu, který bude vyžadovat po organizaci aby se dívala na své výrobky a služby od začátku do konce, to je z hlediska jejich životního cyklu. Toto spojuje pohled na to, jak řídí outsourcované procesy, včetně toho jak je může řídit a jak ji mohou ovlivňovat. Aby toho dosáhla, organizace potřebuje nejprve určit, co může řídit a ovlivňovat, a pak uplatnit přiměřené řízení nebo ovlivňování prostřednictvím svého system managementu. Je nutné se také zabývat koncem životního cyklu jejich výrobků nebo služby včetně nakládání s nimi. Tyto požadavyky zasáhnou také do oblasti návrhu, kdy součástí navrhování nových výrobků bude posouzení životního cyklu tak, aby mohla být zlepšena jejich environmentální výkonnost. 

CO SE MĚNÍ?

Spolu s výše uvedenými oblastmi, které mohou být považovány mnohými uživateli ISO 14001:2004 za nové, je zde mnoho dalších změn textu normy, které souvisí s již existujícími požadavky. Tyto změny vyjasňují záměry jednotlivých článků nebo zahrnuté požadavky zpřesňují. Toto však neznamená, že je požadována, aby organizace jakkoli měnily své systémy managementu. Ať tak či onak, stojí za to, přezkoumat, zda nové znění normy je srovnatelné s tím, jak organizace v současnosti systém environmentálního managementu uplatňují zvýrazněné změny, které jsou následně zvýrazněny:

VŮDCOVSTVÍ [Článek 5]

Požadavky vztahující se k úlohám vrcholového vedení pro vytvoření a podporování efektivního environmentálního systému managementu byly rozšířeny. Je zde více oblastí, kde je požadováno, aby vrcholové vedení demonstrovalo svou spoluodpovědnost a zapojení v systému environmentálního managementu, jako jsou závazky k:

  • Zajištění integrace požadavků na EMS do podnikatelských procesů organizace;
  • Podpoře povědomí o procesním přístupu;
  • Zajištění, že EMS dosahuje zamýšlených výsledků;
  • Podpoře dalších úrovní managementu k demonstrování jejich způsobu vedení.

POLITIKA [Článek 5.2]

Změnou pro organizace je požadavek, aby se zavázaly k ochraně životního prostředí v rámci jejich „Politiky“. Tato změna má zajistit, že napříč všemi dokumenty, včetně politiky, je přesněji vyjádřen tento závazek a dokumenty jsou v souladu, konzistentní. Dále, toto rozšíření předchozích politických závazků, které byly omezené na prevenci znečišťování, soulad s legislativou a neustálé zlepšování, nyní nabádá organizace k tomu, aby se dívaly na ochranu jejich prostředí jako celku, spíše než jen jako místní životní prostředí, které znečišťují či mohou znečišťovat. 

ZÁSTUPCE VEDENÍ [Článek 5.3]

ISO/DIS 14001:2014 již nadále nevyžaduje, aby organizace měli zástupce vedení pro EMS, ale definuje ty úlohy, kde v rámci „Vůdcovství“ organizace potřebuje přiřadit vhodné zodpovědnosti a pravomoci. Jestliže tohoto může být dosaženo prostřednictvím jedné osoby, pak se může stát , že není potřeba žádné změny. Jestliže, rozsah úloh je širší než pro jednu osobu, pak organizace potřebuje prokázat, jak tyto úlohy byly přiřazeny dalším vhodným osobám.

PODPORA [Článek 7]

Odstavec 7.4 je zaměřen na Komunikování. I když komunikování  je součástí existujícího ISO 14001, po organizacích je nyní výslovně požadováno, aby určili co budou komunikovat, kdy budou komunikovat a komu budou komunikovat. 

DOKUMENTOVANÉ INFORMACE [Článek 7.5]

Po organizacích je nyní požadováno, aby určily procesy potřebné pro systém environmentálního managementu - jejich vstupy, výstupy, uspořádání a souvislosti - dále pak, aby udržovaly dokumentované informace v rozsahu nezbytném k podpoře porozumění a řízení těchto procesů. Jestliže současná environmentální příručka splňuje tyto požadavky, pak ji lze ponechat beze změn.

HODNOCENÍ VÝKONNOSTI [Článek 9]

Organizace jsou nabádány k tomu, aby se dívaly na jejich celkové prostředí z pohledu včlenění systému environmentálního managementu do strategického myšlení organizace.

PŘEZKOUMÁNÍ MANAGEMENTU [Článek 9]

Z důvodu začlenění Annex SL a změn dalších požadavků uvnitř DIS, které jsou zvýrazněny výše, rozsah vstupních informací k „Přezkoumání managementu“ je potřeba rozšířit o ty, které zahrnou i výše uvedené změny. Nyní je výslovně požadováno, aby při „Přezkoumání managementu“ bylo zvažováno: 

  1. jak změny rámce organizace ovlivní EMS a jeho strategický směr a 
  2. jaká je efektivnost opatření souvisejících s riziky a příležitostmi.

LRQA NAVRHUJE ORGANIZACÍM NÁSLEDUJÍCÍ KROKY:

  1. Obstarejte si vydání DIS a seznamte se s dopady, které  z tohoto vydání vyplývají pro vaši organizaci a její environmentální systém managementu.  Tak se ujistíte, že environmentální manažeři a interní auditoři rozumí odlišnostem, které užití Přílohy SL přinese vašemu EMS a dalším systémům managementu ve vaši organizace. 
  2. Kontaktujte váš certifikační orgán a ujistěte se, že nejen rozumí DIS, ale co je nejdůležitější, rozumí tomu, jaký význam má DIS pro váš EMS a celou vaši organizaci. 
  3. Angažujte váš certifikační orgán k tomu, aby zjistil jaké přínosy vám osobně či vaší organizaci může poskytnout  rozdílová analýza a školení specifických oblastí pro ISO/DIS 14001:2014. 
  4. Formálně schvalte plán přechodu a jeho postup, a zajistěte, že vrcholové vedení je v něm zapojeno od jeho začátku.