Certifikační audit
Etapa I+II
Cílem certifikačního auditu je ověřit implementaci systému. Standardně je rozdělen do dvou samostatných etap, mezi kterými nesmí uběhnout delší doba než 90 dní. LRQA provádí certifikační audit vždy na místě u klienta a nevyžaduje posílání jakékoliv dokumentace předem k prostudování. Průběh certifikačního auditu se může lišit v závislosti na zvoleném standardu a níže uvedený postup popisuje nejčastější audity systémů managementu kvality, environmentu a BOZP.
Příprava klienta před certifikaci
Posuzovatelé LRQA očekávají, že organizace, která se přihlásí k certifikačnímu auditu, má plně implementovanou tzv. vertikální smyčku PDCA, sestávající z politiky systému managementu, cílů, plánování na úrovni vrcholového vedení vedoucího k dosažení cílů (např. projekty na zlepšení), interních auditů a přezkoumání systému managementu vrcholovým vedením. Předpokládáme, že jsou implementovány zpětné vazby, např. organizace prokáže alespoň jeden uzavřený cyklus v každé oblasti pomocí záznamů za období alespoň 3 až 6 měsíců podle charakteru činnosti.
Očekává se, že organizace připravená k certifikačnímu auditu:
identifikovala procesy a jejich cíle a shledala, že jím bude pokryt navržený rozsah certifikace systému
identifikovala environmentální aspekty svých činností, výrobků a služeb (pouze pro EMS)
identifikovala nebezpečí a vyhodnotila rizika spojená s jejími činnostmi, výrobky a službami (pouze pro OHSMS)
identifikovala a má přístup k aplikovatelným právním a jiným požadavkům, které se vztahují k jejím činnostem a produktům
má systém managementu navržený a implementovaný tak, že naplní politiku systému managementu, splní požadavky zákazníků a aplikovatelné právní a jiné požadavky a bude odpovídat požadavkům mezinárodní systémové normy
má k dispozici důkazy o závazku vrcholového vedení a jeho porozumění požadavkům příslušné normy
má interní audity a přezkoumání systému managementu odpovídající požadavkům příslušné normy
má dokumentaci systému managementu vypracovánu v souladu s požadavky příslušné normy
má implementovány “prvky managementu” (politika systému managementu, cíle a plánování trvalého zlepšení na nejvyšší úrovni)
má systém managementu, který přiměřeně definuje prostředky, kterými se dosahuje trvalého zlepšování, např. jsou stanoveny cíle, jsou realizovány projekty pro zlepšení a cílové hodnoty
Vždy je však nutné prokázat, že dosahování zlepšení je monitorováno a měřeno.
Průběh certifikačního auditu
I. Etapa certifikačního auditu
Hlavním cílem první etapy certifikačního auditu je:
seznámit se s rozsahem činností certifikované společnosti, výrobou či poskytovanou službou
porovnat koncepci a dokumentaci systému managementu s požadavky normy při zohlednění navrhovaného rozsahu certifikace
vypracovat detailní program pro II. etapu
vypracovat zprávu pro klienta
ověřit navrhovaný rozsah certifikace, aplikovatelné výjimky, klíčové procesy
Jako nejvhodnější způsob, jak můžete posuzovatele seznámit s podmínkami, ve kterých vaše organizace podniká, s jejími záměry, s koncepcí politiky a cílů vašeho systému managementu a se systémem procesů, je prezentace vrcholového vedení. Posuzovatel při této prezentaci může navíc prověřit závazek vrcholového vedení k rozvoji a zlepšování systému managementu a jeho zapojení do systému.
Pro přípravu programu auditu se v rámci této návštěvy krátce projdou výrobní prostory a kanceláře.
II. Etapa certifikačního auditu
Hlavní cíle týmu posuzovatlů během II. etapy jsou:
ověřit implementaci systému managementu, který je vytvořen
ověřit důkazy o plnění závazku vrcholového vedení, jeho orientaci na zákazníka a zajištění přiměřených zdrojů
ověřit, že systém managementu odpovídá požadavkům příslušné normy, politice systému managementu a právním a jiným požadavkům
ověřit funkčnost systému neustálého zlepšování
Zpráva z auditu
Zprávy z auditu Etapy I. a Etapy II. se připravují podle směrnic LRQA, tj. na formulářích Zpráva z auditu a technické přezkoumání jsou v elektronické podobě. Ve zprávě jsou uvedena zjištění z auditu a jejich klasifikace. Jejich definice jsou podle současných pravidel akreditace a směrnic LRQA uvedena v dokumentu "Informace o standardu ISO 9001, ISO 14001...".
V případě specializovaných certifikačních schémat je uvedený dokument nutné považovat jen za orientační, neboť tato specializovaná schémata mohou klasifikaci zjištění a reakci na ně upravovat jinak.
Jednání, audit a zpráva z auditu jsou v českém resp. slovenském jazyce, pokud není předem dohodnuto jinak. Výjimkou mohou být některá specializovaných schémata, kde je stanoven požadavek psát zprávu v angličtině. V takovém případě vám na požádání přeložíme podstatné části zprávy.
Závěry z auditu, zvláštní kontrolní návštěva, vystavení certifikátu
V případě, že při návštěvě Etapy II. nebude vystavena žádná neshoda, ať již stupně Závažná či Méně závažná vydá tým posuzovatelů doporučení na vystavení certifikátu.
V případě, že bude vystavena neshoda stupně „Závažná“, tým posuzovatelů nemůže vystavit doporučení pro vystavení certifikátu dokud nebude ověřena efektivnost opatření k nápravě, které musí být přijato maximálně ve lhůtě tří měsíců od posledního dne návštěvy. Ověření efektivnosti opatření proběhne buď u Vás nebo v určitých specifických případech postačí vyhodnocení zaslaných podkladů posuzovatelem v kanceláři. V případě, že budou nápravná opatření shledána efektivní, bude vydáno doporučení na vystavení certifikátu.
V případě vystavení neshody stupně „Méně závažná“ tým posuzovatelů doporučí vystavení certifikátu po předložení zjištěné kořenové příčiny, návrhu nápravného opatření a případném akčním plánu pro její implementaci. Ověřit efektivnost přijatého opatření je nutné provést do 6ti měsíců, což je u nás nejčastější interval pro kontrolní návštěvy.
Zjištění jiného stupně než výše uvedená nemá vliv na doporučení k vystavení certifikátu. Po tom, co auditorský tým předá dokumentaci z auditu a doporučení k vydání certifikátu, bude v kanceláři LRQA provedeno nezávislé přezkoumání dokumentace z auditu, aby se potvrdilo, že při provádění auditu byla dodržena všechna pravidla stanovená akreditacemi a interními směrnicemi LRQA. Bude-li vše shledáno v pořádku, vystaví se certifikát o shodě. Certifikát Vám potom neprodleně zašleme, spolu s ním obdržíte i logo pro certifikované organizace (v elektronické podobě) a pravidla pro jeho užívání.