Dozorové audity
Po úspěšné certifikaci vašeho systému managementu provádíme v pravidelných intervalech dozorové audity, při kterých zjišťujeme průběžnou efektivitu systému. Získáváte tak jistotu, že váš systém managementu funguje v souladu s vašimi představami i s požadavky standardu a je na správné cestě k dalšímu zlepšování.
V rámci konceptu Business Assurance nabízíme našim klientům provedení tématicky zaměřených dozorových auditů. Smysl tohoto auditu je v možnosti klienta zvolit si téma, kterému se pak posuzovatel v rámci dozorového auditu věnuje. Doporučujeme klientům zvolit témata z oblastí, ve kterých došlo ke změnám, vyskytují se problémy, reklamace, fluktuace, náběhy nových výrob apod. Využijete tak nezávislý názor posuzovatele v dané oblasti.
Naše společnost bude udržovat Váš certifikát systému managementu za předpokladu uspokojivých výsledků dozorových auditů. Jejich cílem je:
ověřit, že certifikovaný systém je průběžně udržován a implementován, a tam, kde je to potřebné, iniciovat jeho neustálé zlepšování
v případě, že dojde ke změnám ve Vašich činnostech, procesech nebo výrobcích, posoudit dopady těchto změn na systém
potvrdit soulad s požadavky na certifikaci
Činnosti prováděné před dozorovým auditem:
Posuzovatelé kontaktují klienty cca 10 dní před začátkem dozorového auditu, aby se ujistili, že vámi vybrané téma dozorového auditu je pro vás stále aktuální, a že zainteresovaní zaměstnanci i management budou v době návštěvy přítomni. Dalším bodem je administrativní zajištění, ověření termínu a času zahájení, odsouhlasení procesů a pracovišť, která budou auditována, odsouhlasení členů týmu posuzovatelů.
Průběh dozorového auditu
Každý dozorový audit bude zahájen úvodním jednáním, během kterého vedoucí posuzovatel:
představí členy týmu
vysvětlí účel auditu, metody auditování a formát zprávy o auditu
projedná změny Vašeho systému managementu od posledního auditu
Pak obvykle následuje jednání s vrcholovým managementem organizace ohledně výkonnosti systému managementu, spokojenosti zákazníků a případných problémových oblastech, přičemž se vyspecifikuje a upřesní tematické zaměření dozorového auditu. Podle vybraného tematického zaměření auditu se upřesní procesy a oblasti, které budou auditovány a časový program auditu.
Dále na každém auditu posuzovatel ověří základní aspekty efektivnosti implementace systému, tzv.Systémové prvky, Posuzovatel ověří neuzavřené připomínky z předcházejících auditů a efektivnost nápravných opatření k vystaveným neshodám. Dále bude auditováno dodržování pravidel LRQA pro používání loga certifikované organizace a značek akreditace.
Pokud je následující audit recertifikační, tedy audit pro obnovení certifikátu, zhodnotí posuzovatel průběh předcházejících dozorových auditů LRQA a změny v dokumentech systému za předcházející období platnosti certifikátu. Na základě vyhodnocení těchto údajů stanoví potřebný časový rozsah pro recertifikační audit. Pro tento účel je nutné mít k dispozici potřebné záznamy.
Program běžného dozorového auditu je:
jednání s vrcholovým managementem organizace, prezentace jejich pohledu na efektivnost systému a volba tématického zaměření auditu
audit tzv. Systémových prvků, což představuje
přezkoumání zpráv z interních auditů a přezkoumání systému vedením organizace
přezkoumání nápravných opatření včetně reklamací zákazníků a v případě EMS a HSMS také přezkoumání stížností a připomínek ostatních zainteresovaných stran
přezkoumání změn v systému a efektivnosti jejich zavedení
přezkoumání identifikace změn v právních a jiných požadavcích a efektivnosti jejich dodržování
přezkoumání managementu změn, které se týkají odpovědností a pravomocí klíčových pracovníků
prověření způsobu používání loga certifikované organizace a značek akreditace
prověření procesů a oblastí souvisejících s tematickým zaměřením auditu
přezkoumání neuzavřených připomínek a neshod
Pro velké organizace, u kterých dozorový audit může trvat několik dní a může ho provádět tým posuzovatel, se denní program obvykle upřesňuje pro každého posuzovatele zvlášť. V případě dozorového auditu integrovaného systému řízení mohou posuzovatelé provádět audit integrovaně (více subsystémů řízení najednou), anebo mohou každý ze subsystémů (QMS, EMS, HSMS) auditovat zvlášť.
Každý dozorový audit je ukončen závěrečným jednáním, během kterého posuzovatel:
prezentuje zprávu a závěry založené na zjištěních učiněných během auditu; zpráva vám bude předána v elektronické podobě
v případě, že je během auditu vystavena jedna nebo více neshod, dohodne reakci vaší organizace na tyto neshody (okamžité opatření, analýza kořenových příčin a přijaté nápravné opatření, termínovaný akční plán implementace)
v případě vystavení jedné nebo více neshod dohodne možný termín dalšího auditu tak by byl v souladu s požadavky akreditačních pravidel
je-li to vhodné, tak také dohodne tematické zaměření následujícího plánovaného dozorového auditu.
Jednání, audit a zpráva z auditu jsou v českém resp. slovenském jazyce, pokud není předem dohodnuto jinak.
Hlášení a zvláštní návštěvy
Zprávy z dozorových auditů se píší podle směrnic LRQA na formulářích Zpráva z auditu, kde jsou uvedena zjištění podle příslušné klasifikace. Definice zjištění podle současných pravidel akreditace a směrnic LRQA včetně příslušné reakce na jejich vystavení jsou uvedeny v čtyřstupňovém členění – Závažná neshoda, Méně závažná neshoda, Požadovaná náprava, Oblast ke zlepšení.
Obraťte se na kancelář LRQA v případě, že potřebujete detailnější informace o průběhu dozorového auditu.